De geruststelling van decentrale voorraden

Welk beroep je ook uitoefent, het biedt altijd zekerheid om voorraden dichtbij te hebben. Een timmerman wil graag zeker weten dat hij genoeg spijkers in alle soorten en maten heeft, zoals een schilder graag zicht op al zijn verf heeft. In ziekenhuizen en zorginstellingen is dat niet anders. Medicijnen moeten voorradig zijn op het moment dat de patiënt ze nodig heeft. De keuze voor ruime en volledige afdelingsvoorraden lijkt in dat opzicht onvermijdelijk.

De schaduwzijde van decentrale voorraden

Sterker nog; lokaal voorraadbeheer op afdelingsniveau ligt zo voor de hand dat je de nadelen ervan makkelijk voor lief neemt of vergeet. Denk bijvoorbeeld aan het extra werk dat talloze medewerkers verspreid door de organisatie eraan hebben; inventariseren, bestellen, distribueren, controleren. Of aan het aantal medicijnen dat over de houdbaarheidsdatum gaat en weggegooid moet worden. En dan hebben we het nog niet eens over alle logistieke inspanningen. Gelukkig bestaat er een slim alternatief waarmee substantieel bespaard kan worden op voorraadkosten.

De slimme oplossing uit Japan

De Japanse autoindustrie heeft na de Tweede Wereldoorlog een aantal principes ontwikkeld die ten goede kwamen aan de kwaliteit van de auto’s en die de kosten van het productieproces drukten. Die principes bleken zo succesvol dat tal van bedrijfstakken ze in de loop der tijd onder de noemer LEAN adopteerden. LEAN is tot de dag van vandaag populair en kent tal van  handigheden, inzichten en principes. Eén daarvan betreft het voorraadbeheer. Dat is just-in-time. Deze aanpak biedt internationaal grote voordelen voor de meest uiteenlopende bedrijfstakken. Ook veel ziekenhuizen passen het JIT-principe met veel succes toe.

Van centrale naar decentrale voorraden

ICT systemen als Trancon ondersteunen JIT. In het gunstigste geval zijn die gekoppeld met het eigen ERP-systeem. In die optimale situatie voeren de afdelingsmedewerkers hun behoefte in. Het proces erachter blijft voor hen onzichtbaar, maar verzorgt wel tijdige en betrouwbare levering voor de hele organisatie. Dit mede doordat leveranciers rechtstreeks zijn aangesloten. Afzonderlijke aanvragen van de afdelingen bereiken de leveranciers op deze manier gebundeld. Het logistieke proces verloopt daardoor stukken sneller en efficiënter. Als gevolg zijn grote reservevoorraden niet meer nodig, want het proces garandeert de beschikbaarheid op het juiste moment.

De voordelen van just-in time

Werken volgens het ‘just-in-time principe’ biedt ziekenhuizen aanzienlijke kostenbesparingen:

  1. JIT voorkomt verspilling: want het grote voordeel van kleinere voorraden is dat de kans klein wordt dat medicijnen blijven liggen tot de houdbaarheidsdatum is verstreken. Weggooien hoeft niet meer.
  2. Het spaart ruimte: kleinere voorraden betekent dat er minder opslagruimte nodig is. Vooral als de opslag centraliseert.
  3. Het scheelt werk: bundeling van bestellingen heeft minder werk tot gevolg. Denk daarbij onder andere aan de registratie. In plaats van het veelvuldig scannen van talloze losse pakketjes, volstaat het nu het eenmalig scannen van een groot pakket.
  4. JIT spaart het milieu: Dankzij de verbeterde logistieke planning neemt het aantal verkeersbewegingen af. Minder transport betekent minder milieubelasting.

Hoe kan jij nu overstappen naar JIT?

De Japanse autoindustrie heeft over de hele wereld navolgers. Er is amper nog een autofabriek die niet volgens LEAN en JIT werkt. Hetzelfde geldt voor vele andere bedrijfstakken. Over niet al te lange tijd is ook de zorg ondenkbaar zonder JIT. Vandaar dat we heel goed begrijpen dat ook jouw organisatie de stap naar JIT wil maken. We helpen je graag. Het begint met een verkennend gesprek. Neem snel contact met ons op als ook jij geld wil besparen met JIT.