Kansen voor meer efficiency in de zorg

Er wordt veel getypt in ziekenhuizen. De systemen hebben immers input nodig om de werkprocessen te kunnen ondersteunen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan patiëntgegevens of aan informatie over voorraden. Het gekke is dat collega’s van verschillende afdelingen en ketenpartners vaak dezelfde data moeten invoeren om hun eigen werkproces te ondersteunen. Dat is dus dubbel werk. Dubbel werk dat fouten in de hand werkt, werkprocessen vertraagt en dubbele inspanning voor gegevensbeheer vraagt. Daar heeft niet alleen het zorgpersoneel last van, maar ook de patiënt.

Een kunstheup duurt vaak langer dan nodig

Meneer Van Dijk heeft een nieuwe heup nodig. Het ziekenhuis voert zijn gegevens en de specificaties voor zijn heup in. Daarna volgt de bestelling. De leverancier krijgt deze binnen, voert opnieuw gegevens in voor het eigen systeem en slaat alle data op. Vervolgens verpakt hij de heup en stuurt hem naar het ziekenhuis. Maar eerst ontvangt de transporteur alle noodzakelijk gegevens. Die start daarvoor een eigen administratief proces met een eigen systeem. Ondertussen wil meneer van Dijk graag weten waar zijn heup is en wanneer hij hem kan verwachten. Het ziekenhuis heeft op dat moment helaas geen inzage in de actuele gegevens. Enige tijd later komt de heup aan op de plek waar hij wordt aangepast op de behoefte van meneer Van Dijk. Nieuwe registraties volgen. En iedere registratie kost tijd en werkkracht. Het verhaal is duidelijk; dit kan makkelijker. En sneller.

De koppeling die extra werk scheelt

Wat als iedere procesbetrokkene gebruik maakt van dezelfde database? Dan is één keer invoeren voldoende. Een druk op de knop volstaat vervolgens om de leverancier te activeren. De leverancier krijgt een seintje en kan direct aan de gang. Hij verpakt de heup en drukt op de knop. De transporteur krijgt daardoor meteen bericht en kan gelijk op pad. Ondertussen kan iedere ketenpartner de actuele status inzien. Is dat niet ideaal? Dat scheelt tijd en administratieve werklast. En laten we wel wezen; in de zorg willen we het liefst voor patiënten zorgen en niet voor data. Zeker met de huidige personeelstekorten.

De investering is kleiner dan je denkt

Dat een dergelijke procesverbetering veel tijd, geld en energie kost, is een misvatting. De kunst is om systemen als ERP van verschillende organisaties handig te integreren met het EPD. Ook Chipsoft kan worden opgenomen in die datastroom. Dit klinkt complexer en omvangrijker dan het is. De organisatorische impact is beperkt; het werkproces blijft namelijk hetzelfde. Het enige dat verandert is de hoeveelheid handelingen die nodig is om de stappen in het proces te maken. De benodigde investering is heel beperkt.

De risico’s voor beschikbaarheid en compliancy

Het antwoord op vragen als “Hoe zit dat met de stabiliteit van al die koppelingen?” en “Wat is de impact op de privacy en security?”, is dat de beschikbaarheid van de gegevens buitengewoon hoog is en dat het allemaal conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gaat. Deze risico’s bij een integratie van ERP en EPD zijn volledig onder controle.

Een EPD/ERP koppeling is een must

Nog even op een rijtje:

  • snellere doorlooptijd van het zorgproces
  • real time inzage in relevante gegevens
  • veilig en stabiel systeem
  • overzichtelijke technische investering met een korte terugverdientijd
  • geen impact op het werkproces
  • aanzienlijke verlichting administratieve last

Wat dat concreet betekent? De gegevens van de tientallen ziekenhuizen die de stap al gemaakt hebben laten zien dat de besparing op één FTE ligt. En meneer Van Dijk kan  weken eerder over zijn heup beschikken. De terugverdientijd is een kwestie van enkele maanden. Niet over nadenken dus; deze ICT-ingreep is een must.

Hoe neem je de volgende stap?

Ieder ziekenhuis en iedere zorginstelling is uniek. Wil je weten hoe de kansen voor jouw organisatie eruit zien? Dan kunnen we je helpen. Neem contact met ons op. Dan verkennen we samen de mogelijkheden voor deze EPD/ERP integratie. Je zal aangenaam verbaasd zijn.