Het geven en ontvangen van feedback is in elke organisatie waarin wordt samengewerkt een belangrijk instrument om de onderlinge samenwerking te verbeteren. Dat kan gaan om de onderlinge samenwerking tussen collega’s of, zoals bij Fides, de samenwerking tussen verschillende partijen die betrokken zijn bij een project van een klant.

Bill Gates zei ooit: “We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.” Oftewel, Iedereen heeft feedback nodig om te kunnen groeien. Maar in de praktijk blijkt vaak dat mensen vaak huiverig zijn om feedback te krijgen en te geven. Heb jij daar niet zo’n last van en heb je altijd al willen weten hoe je omgeving jou ervaart, maar heb je hier nog niet eerder een passend antwoord op ontvangen? Met de Feedback Check breng je daar verandering in! Lees verder en je ontdekt wat feedback precies is, hoe je gericht feedback kan krijgen én hoe je feedback kan geven.

Feedback vormen

Feedback is versleutelde informatie met kans op succes

Feedback is een vorm van terugkoppeling waarin informatie wordt verstrekt die iets vertelt over het effect van het gedrag of de houding van de ander. Zoals gezegd, feedback kan heel waardevol zijn om de de communicatie of de interactie tussen personen te verbeteren, maar ook voor het verbeteren van een product of dienst. Er zijn twee manieren van feedback te onderscheiden:

  • Positieve feedback (prettig, nuttig, complimenten)
  • Negatieve feedback (ongewenst, onprettig, vraag om verbetering)

Deze vormen van feedback worden in verschillende vormen en maten geuit. Bij positieve feedback ontstaan soms ongemakkelijke situaties bij de ontvanger. Dit komt doordat we in Nederland een soort ongeschreven regel hebben: “Het krijgen van een compliment is niet altijd gebruikelijk of gepast”. Bij negatieve (ongevraagde) feedback ontstaat er spanning in de reactie van de ontvanger. Iemand schiet in de verdediging, gaat in de aanval of klapt volledig dicht. De persoon voelt zich op dat moment niet veilig in de omgeving, een verandering is dan lastig.

Feedback krijgen

Stop met geven, start met vragen

Door in je organisatie, privéleven of je sociale netwerk te vragen naar feedback zal je als ontvanger verschillen opmerken. De feedback die je krijgt wanneer je om feedback vraagt zal:

  • Minder dreigend aanvoelen;
  • Sneller gegeven en ontvangen worden;
  • Gerichter en een stuk specifieker zijn;
  • Vanuit een breder perspectief komen.

Zo zou je feedback kunnen vragen op je ontwikkeldoelen, op hoe je een opdracht hebt uitgevoerd of op hoe je hebt gereageerd of gedragen in een bepaalde setting. Maak het vragen van feedback expliciet en richt hierbij je focus op je eigen gedrag. Daarnaast is het ook belangrijk om per situatie altijd goed te bepalen wie jou het beste kan voorzien van feedback.

Feedback ontvangen

Wie jij bent staat los van de feedback

Zodra je van iemand feedback ontvangt ontstaan er interne triggers die jou signalen afgeven. Sommige mensen reageren vanuit die triggers, anderen niet. Onthoud in ieder geval dat ieder mens op een andere manier feedback ontvangt en daarop reageert, hier is geen goed of fout in. De bekende triggers bij ontvangst van feedback zijn:

  • Relatietrigger (ervaart spanning in de verhouding met de feedbackgever);
  • Waarheidstrigger (trek de boodschap van de feedback in twijfel);
  • Identiteitstrigger (koppelt de feedback aan de totale identiteit van jezelf).

Om feedback te kunnen ontvangen is het goed om bij jezelf na te gaan welke trigger je voelt (herkennen) en je gevoel daarin te aanvaarden (erkennen). Voel je de relatietrigger? Bedenk dan dat feedbackgever los staat van de feedback die degene aan jou geeft. Ervaar je meer de waarheidstrigger? Zeg dan niet “Dit klopt niet” maar vraag om uitleg. Twijfel je aan je eigen identiteit? Ga dan op ontdekkingsreis naar je eigen mindset.

Je mindset bepaalt hoe je feedback ontvangt. We kennen de vaste mindset en de groei mindset. De vaste mindset houdt zich vast aan gegevens of ervaringen die al plaats hebben gevonden. De groeimindset helpt je juist om te leren en wordt ook wel de Pipi Langkous genoemd. Bij het ontvangen van feedback kun je, als jij je bewust bent van je mindset en triggers, bewust kiezen of je wel wilt leren of liever niet.

Feedback geven

Controleer je aannames

Wij mensen zitten vol met aannames en daar worden we regelmatig mee geconfronteerd. Deze aannames kunnen ons ontzettend in de weg zitten bij het geven van feedback. Om goede feedback te geven, is het beter om je aannames te checken bij de ontvanger zodat die de ruimte krijgt om er op te reageren. Gepast feedback geven doe je aan de hand van:

  • Gedrag: Benoem concreet wat je ziet, constateert of observeert;
  • Gevoel: Beschrijf het gevoel dat het gedrag van de ander jou geeft;
  • Gevolg: Benoem concreet welke ‘problemen’ je ervaart en waarom;
  • Gewenst: Beschrijf positief hoe je het graag anders zou willen zien.

Houd het geven van feedback altijd bij jezelf en spreek vanuit ik. Én weetje: soms is het zelfs beter om alleen de positief gewenste situatie als feedback te geven.

“Zou je je schoenen bij binnenkomst uit willen doen? Dat vind ik prettig want ik heb net gestofzuigd!”

Met deze check ben je voortaan goed voorbereid op elke rol in het feedbackproces. Ik hoop dat ik jou als lezer heb kunnen inspireren om actief in jouw organisatie, privéleven of sociale netwerk met feedback aan de slag te gaan.

Maaike van het Klooster Fides

Maaike van het Klooster – Projectleider bij Fides